Informativa sulla privacy

1. Ambito e ruoli nel trattamento

Asilo360 è una piattaforma software composta da gestionale web e applicazione mobile per famiglie ed educatrici, fornita da THCS – Telemedicine for Health Care Solutions S.r.l. (di seguito «THCS»).

In generale, il gestore dell'asilo o della scuola dell'infanzia determina le finalità e i mezzi essenziali dei trattamenti relativi a iscrizioni, frequenza, attività educative, bambini, familiari e personale: in questi casi agisce come titolare del trattamento. THCS presta il servizio tecnologico per conto della struttura, in qualità di responsabile del trattamento, secondo l'accordo stipulato ai sensi dell'art. 28 GDPR.

THCS può agire come titolare autonomo per i propri rapporti commerciali con le strutture, i contatti ricevuti direttamente, la gestione dell'assistenza e gli ulteriori trattamenti propri, nei limiti delle rispettive finalità. Per conoscere il titolare dei dati relativi al proprio bambino occorre fare riferimento all'informativa fornita dalla struttura educativa.

2. Identità e contatti di THCS

Per richieste relative ai dati del bambino, alla sua frequenza o ai consensi rilasciati alla struttura, il primo riferimento è il gestore dell'asilo, tramite i contatti contenuti nell'informativa della struttura. Quando pertinente, THCS collabora con tale gestore alla gestione della richiesta.

3. Quali dati possono essere trattati

In funzione del ruolo dell'utente e dei moduli attivati dalla struttura, Asilo360 può trattare:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, identificativi account, indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi comunicati e informazioni sul ruolo o sulla struttura di appartenenza.
• Dati relativi ai bambini e alla vita educativa: iscrizioni, presenze, assenze, deleghe, attività, pasti, riposo, cambi, comunicazioni, segnalazioni e documenti.
• Dati particolari e sanitari, quando necessari: allergie, intolleranze, esigenze alimentari, informazioni di salute o relative a necessità specifiche, secondo le decisioni e le basi giuridiche definite dal titolare.
• Foto, video e contenuti condivisi: immagini di attività, documentazione educativa, messaggi, allegati e, quando la funzione è usata, registrazioni vocali.
• Dati amministrativi: rette, fatture, scadenze, pagamenti e relative attestazioni, ove il modulo è utilizzato.
• Dati tecnici: identificativi di account e installazione, token per notifiche push, eventi di accesso e informazioni necessarie alla sicurezza e al funzionamento del servizio.

La disponibilità di una funzione non implica che tutti questi dati siano raccolti per ogni utente: dipende dalle informazioni effettivamente inserite e dai servizi abilitati.

4. Per quali finalità e su quali basi giuridiche

I dati sono utilizzati per permettere la gestione del servizio educativo, l'identificazione degli utenti autorizzati, le comunicazioni tra scuola e famiglia, la documentazione delle attività, gli adempimenti amministrativi, la sicurezza dei sistemi e la gestione delle richieste di assistenza.

Le basi giuridiche sono individuate dal titolare per ogni specifica finalità: possono comprendere l'esecuzione di un contratto, l'adempimento di obblighi di legge e, ove applicabile, lo svolgimento di compiti di interesse pubblico o il perseguimento di interessi legittimi. I trattamenti facoltativi fondati sul consenso, come alcuni usi delle immagini, richiedono una scelta separata e revocabile.

Per i dati relativi alla salute, oltre a una base dell'art. 6 GDPR è necessaria una specifica condizione dell'art. 9 GDPR: la condizione utilizzata deve essere indicata nell'informativa della singola struttura. Il consenso facoltativo alle fotografie non è condizione per la frequenza.

5. Fotografie e video dei minori

La piattaforma può consentire al personale autorizzato di caricare fotografie e video delle attività e di renderli disponibili nell'area riservata, in base alle impostazioni e alle autorizzazioni adottate dalla struttura.

La struttura definisce chi può vedere le immagini, compresa l'eventuale visibilità di fotografie di gruppo, per quanto tempo sono conservate e come vengono gestite revoche o richieste di rimozione.

L'eventuale pubblicazione esterna delle immagini su siti web, social network o materiali promozionali costituisce una finalità distinta e richiede le ulteriori basi giuridiche e autorizzazioni applicabili. L'area riservata di Asilo360 non equivale a una pubblicazione sui social network.

6. Notifiche push e informazioni del dispositivo

Se l'utente consente le notifiche, Asilo360 utilizza i servizi di recapito di Apple (APNs) e, per Android, di Google/Firebase per inviare avvisi e aggiornamenti. A tal fine possono essere trattati token tecnici del dispositivo e dati necessari alla consegna della notifica.

Le notifiche possono mostrare titolo e contenuto dei messaggi nella schermata di blocco, in base alle impostazioni del dispositivo. L'utente può disattivarle in qualsiasi momento dalle impostazioni di iOS o Android. La disattivazione delle notifiche non comporta automaticamente la cancellazione degli altri dati di servizio.

7. Funzioni di intelligenza artificiale e trascrizione vocale

Asilo360 comprende funzionalità opzionali di assistenza tramite intelligenza artificiale e trascrizione di comandi vocali. Tali funzioni possono utilizzare servizi API forniti da OpenAI quando attivate e autorizzate per l'ambiente e per la struttura interessata.

Testo e audio immessi in queste funzioni possono contenere informazioni personali. Il trattamento di dati reali, in particolare di minori o relativi alla salute, è subordinato alle verifiche e alle autorizzazioni richieste al titolare, alle condizioni contrattuali applicabili e alle misure di minimizzazione dei dati.

Le funzionalità AI sono strumenti di supporto operativo e non sostituiscono le valutazioni del personale educativo.

8. Chi può accedere ai dati e quali fornitori sono coinvolti

I dati possono essere accessibili, nei limiti delle mansioni e delle autorizzazioni, al personale della struttura educativa, agli incaricati tecnici di THCS per le attività consentite e ai fornitori necessari all'erogazione dei servizi.

Fra le categorie di fornitori coinvolti o potenzialmente coinvolti nelle funzioni attivate vi sono: TIM Cloud per infrastrutture e copie di sicurezza, Apple e Google/Firebase per il recapito delle notifiche, nonché OpenAI per le eventuali funzioni AI e di trascrizione. I dettagli applicabili a ciascuna struttura sono precisati nella documentazione contrattuale e privacy pertinente.

Non è previsto l'utilizzo dei dati personali dei minori per pubblicità comportamentale né la vendita di tali dati a inserzionisti.

9. Ubicazione dei dati e trasferimenti internazionali

Secondo la configurazione infrastrutturale dichiarata da THCS, le risorse principali del database e dei backup TIM Cloud relative alla piattaforma sono collocate in Italia. L'uso di servizi esterni, tuttavia, può comportare trattamenti o accessi dall'estero.

Gli eventuali trasferimenti verso Paesi al di fuori dello Spazio economico europeo devono avvenire sulla base degli strumenti previsti dal Capo V GDPR, ove applicabili. Le informazioni sulle destinazioni e sulle garanzie effettivamente utilizzate sono fornite dal titolare competente, con il supporto di THCS, nella documentazione relativa al servizio e su richiesta.

10. Per quanto tempo vengono conservati i dati

La durata di conservazione dei dati operativi è stabilita dal gestore della struttura in base alla finalità, alla categoria del dato e agli obblighi applicabili. In particolare, iscrizioni e frequenze, dati sanitari, documenti amministrativo-contabili, foto e video possono richiedere tempi differenti, illustrati nell'informativa della struttura.

I dati di assistenza e sicurezza gestiti direttamente da THCS vengono conservati per il tempo necessario alle relative finalità e agli eventuali obblighi di legge. Le copie di sicurezza seguono cicli tecnici di rotazione distinti dalla conservazione del database operativo: la cancellazione da quest'ultimo non comporta sempre l'eliminazione istantanea da ogni backup.

Al termine del rapporto contrattuale, la restituzione o cancellazione dei dati avviene secondo le istruzioni del titolare, gli accordi applicabili e gli eventuali obblighi di legge.

11. Misure di sicurezza e accessi

La piattaforma prevede account individuali, autorizzazioni per ruolo e struttura e controlli applicativi destinati a limitare l'accesso ai dati ai soli soggetti autorizzati. THCS adotta e aggiorna misure tecniche e organizzative per la protezione delle informazioni, comprese le attività di gestione degli accessi, la sicurezza delle comunicazioni e le procedure di backup.

Nessun sistema informatico può garantire l'assenza assoluta di rischi: eventuali incidenti sono gestiti secondo le responsabilità e le procedure applicabili.

12. Diritti delle persone interessate e scelte privacy

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, gli interessati possono chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Possono inoltre revocare in ogni momento i consensi rilasciati per trattamenti facoltativi, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Per dati e consensi relativi al bambino: rivolgersi in primo luogo alla struttura educativa, titolare del trattamento, tramite i recapiti indicati nell'informativa ricevuta e nelle sezioni privacy dell'area riservata Asilo360.

Per attività di competenza THCS: scrivere a supporto@thcs.it, indicando la richiesta senza allegare inutilmente documenti o dati sanitari in una prima comunicazione. THCS indirizzerà la richiesta al soggetto competente quando necessario.

Il titolare risponde di regola entro un mese dalla richiesta, salvo le proroghe consentite dal GDPR. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o agire davanti all'autorità giudiziaria competente.

13. Aggiornamenti dell'informativa

Questa informativa descrive le caratteristiche generali del servizio Asilo360 e può essere aggiornata in relazione a evoluzioni tecniche, organizzative o normative. La versione pubblicata su questa pagina indica la data di aggiornamento; i titolari delle singole strutture rendono disponibili le proprie informative specifiche secondo gli obblighi applicabili.

Ultimo aggiornamento: 4 novembre 2026 · Versione: 1.0